Contraloría recibe certificación para generar documentos y copias con valor legal a nivel nacional

• La optimización de procesos documentarios ahorrará hasta 20 días por expediente, descongestionará los archivos físicos y disminuirá costos logísticos.
• El impacto directo e indirecto alcanzará a 12,3 millones de ciudadanos y 8 mil trabajadores.

La Contraloría General de la República del Perú obtuvo la renovación y ampliación de su Certificación de Producción y Almacenamiento de Microformas (SPAM), con la incorporación de 24 estaciones remotas distribuidas en sus sedes regionales, convirtiéndose en la única entidad pública del país con esta cantidad de estaciones remotas certificadas a nivel nacional.

Uno de los principales beneficios de esta certificación es que permite generar documentos y copias autenticadas con valor legal y probatorio equivalente al de los originales, sean físicos o digitales. El sistema contempla la participación de un fedatario informático, responsable de otorgar fe pública a los procesos de producción de microformas”, señaló Oscar Mestanza Malpartida, subgerente de Gestión Documentaria de la Contraloría.

De esta manera, la documentación obtenida puede utilizarse en procedimientos administrativos, arbitrales y judiciales. Además, puede atender requerimientos de diversas instituciones como la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), el Poder Judicial, el Ministerio Público, entre otras.

SGS Perú, compañía internacional especializada en inspección, verificación, ensayos y certificación, entregó el certificado oficialmente. La empresa tuvo a su cargo la evaluación independiente del cumplimiento de los requisitos técnicos, operativos y legales aplicables al sistema.

La ampliación extiende el alcance de la certificación que anteriormente comprendía la Línea Central de Producción y Almacenamiento de Microformas hacia las 24 estaciones remotas ubicadas en las sedes de la Contraloría en cada región. El proceso se desarrolló mediante una contratación pública que contó con el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Durante su ejecución se evaluó la capacidad operativa para atender las sedes, así como las condiciones de infraestructura, seguridad y adecuación técnica necesarias para mantener los mismos estándares de calidad en todas las estaciones.

Microformas: una herramienta para la transformación digital del Estado

La certificación también establece garantías sobre la autenticidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información. Entre los mecanismos técnicos se encuentran la aplicación de procedimientos estandarizados, el cifrado criptográfico para prevenir alteraciones, la indización de metadatos para facilitar la búsqueda de expedientes y el almacenamiento en ambientes controlados, con medidas de protección frente a incendios, inundaciones y otros riesgos. Asimismo, contempla sistemas de redundancia física y lógica para resguardar los documentos.

La disponibilidad de los documentos desde las distintas sedes permite reducir los tiempos de atención de requerimientos y evitar el traslado de archivos físicos entre regiones. Esta optimización puede representar un ahorro de entre 15 y 20 días por expediente. También contribuye a descongestionar los archivos físicos y disminuir los costos logísticos asociados con la conservación y movilización de documentación”, asegura Ursula Calle, business manager Health & Nutrition de SGS en Perú.

La implementación alcanza a los equipos de auditoría, inspectores, funcionarios y personal administrativo de la institución. Se estima que alrededor de ocho mil trabajadores se beneficiarán de la optimización de los procesos documentales en las 24 sedes regionales, mientras que el impacto indirecto y directo podría alcanzar a 12,3 millones de ciudadanos.

El sistema se enmarca en las disposiciones del Decreto Legislativo N.° 681 y su reglamento, la Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2:2015, la Ley N.° 27269 de Firmas y Certificados Digitales y la Ley N.° 1412, Ley de Gobierno Digital, junto con su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo N.° 029-2021-PCM.